04/12/2013
eSocial: Escrituração digital das informações trabalhistas será obrigatória

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Depois da contabilidade e dos impostos, agora é a vez das informações trabalhistas. As cerca de seis milhões de empresas de todos os setores do país terão de estar adaptadas a uma nova forma de envio dos dados de seus funcionários e dos direiros sociais à Receita Federal (RF). Todos os empregadores portadores de CNPJ, CPF, Código de Atividade da Pessoa Física (CAEPF) – nova identificação para quem tem consultórios e escritórios – e do Cadastro Nacional de Obras (CNO), que substituirá o Cadastro Específico do INSS (CEI), terão de preencher e enviar os novos layouts de formulários eletrônicos com as obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais à RF, o chamado eSocial.

Trata-se da fase social da adequação das empresas ao Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), lançado em 2007. Todos os dados passarão a constar em uma única plataforma digital: desde as folhas de pagamento até os prontuários de medicina laboral, passando pela Relação Anual de Informações Sociais (Rais), Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (Dirf), Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged), Ficha de Registro de Empregado, Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS), Comunicação de Acidente do Trabalho (CAT), entre outros.

O projeto consta no Ato Declaratório Executivo nº5/2013, publicado no Diário Oficial da União (DOU) de 18/7/2013, e vai atender às necessidades da Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB), do Ministério do Trabalho e do Emprego (MTE), do Instituto Nacional do Seguro Social (INSS), da Caixa Econômica Federal (CEF) e do Conselho Curador do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS), bem como da Justiça do Trabalho, em especial no tratamento das ações reclamatórias trabalhistas.

As empresas em regime de lucro real, com faturamento maior que R$48 milhões, deverão fazer o cadastramento inicial dos trabalhadores – o livro de registro de empregados. Depois, também será obrigatório o lançamento da folha de pagamento, eventos trabalhistas (como admissão e mudança de salário), FGTS, imposto de renda retido na fonte e outras informações, diretamente no eSocial. Haverá, ainda, a vez dos microempreendedores individuais (MEI), pequenos produtores rurais, empresas de lucro presumido e do Simples Nacional cadastrarem os trabalhadores ativos. 

Segundo a diretora da empresa InterSystem, do Grupo Datamace, Nilza Aparecida Machado, o projeto de implantação do eSocial precisa ser iniciado já, pois “não há tempo a perder”. São layouts de 43 arquivos relativos a cada funcionário, que incluem registros de férias, folha de salários, pagamento de obrigações, entre outros, totalizando 160 campos a serem preenchidos. “Enquanto o sistema não entra oficialmente no ar, é necessário recolher e reorganizar as informações de cada empregado e capacitar a mão de obra em tempo hábil para garantir a transição e execução dos novos processos”, alertou, lembrando que a responsabilidade de entrega das novas obrigações caberá a área de RH, que precisa estar preparada. Para facilitar as ações, Nilza recomenda que o responsável pelo RH da empresa estude os 43 layouts para identificar quais arquivos o estabelecimento estará obrigado a enviar para a Receita Federal; identifique quem responderá pelo arquivo quanto à implantação e manutenção e, na sequência, treine esses profissionais para produzirem um plano de ação para atender à obrigação.

Tantas mudanças e o aumento de despesas com tecnologia e processos têm preocupado os empresários que estão temendo o impacto que a quantidade massiva de dados e o processo de transição estrutural de alta complexidade podem causar nas empresas. “Vai nascer uma nova forma de trabalhar com os dados dos trabalhadores”, comentou Nilza. Ela também disse que haverá o Portal do Trabalhador e este será um fiscal de seus dados, acompanhando todas as informações enviadas pelos empregadores. “Os dados que até agora estavam apenas na intimidade da nossa empresa passam a ser compartilhados com o trabalhador visando à garantia de seus direitos”.  

TRANSPARÊNCIA

O objetivo do eSocial, segundo a RF, é a necessidade do governo de reduzir a burocracia e simplificar o processo para os recolhimentos dos impostos, tornando mais transparente a relação entre empregados e empregadores, além de eliminar informações redundantes e permitir uma fiscalização mais eficiente, contribuindo para melhoria do custo Brasil e aumento da arrecadação. “Não será mais necessário enviar a mesma informação à RF, ao INSS, Caixa Econômica Federal e Ministério do Trabalho. Haverá sincronismo das informações, reduzindo fraudes, trabalho informal, sonegação tributária e previdenciária. O projeto facilitará o trabalho do Fisco e permitirá uma fiscalização muito mais eficaz, com rápida aplicação de multas, pois haverá um espaço muito menor para a fraude e a evasão fiscal”, alertou Nilza.

Mas esta é uma via que pode ser de mão dupla. Na opinião da diretora da InterSystem, se por um lado auxilia o governo na fiscalização, o novo sistema também facilita a aplicação de multas altíssimas, além de servir como um grande backup dos registros que as empresas precisam ter, eliminando toda a necessidade de se manter arquivos em papel por 30 anos. E para os trabalhadores será a garantia de seus direitos. “Com isso, os empregados poderão acompanhar o status de suas contribuições, bem como dos depósitos feitos pela empresa e, caso detectem algum problema, poderão tomar ações para correção sem que isso ocorra no momento de sua aposentadoria”.

Fonte: Jornal do SINDHOSP (Ano XXX, Edição 342, Setembro de 2013) 

 
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